Làm thế nào để hoàn thành công việc nhiều hơn bằng cách làm ít hơn
Chúng tôi đã hỏi năm người siêu năng suất về cách họ cắt giảm các nhiệm vụ lãng phí thời gian cụ thể và sắp xếp hợp lý những công việc cần thiết.
Làm thế nào để hoàn thành công việc nhiều hơn bằng cách làm ít hơn
[Ảnh: Marten Bjork / Bapt]
BỞI GWEN MORAN5 PHÚT ĐỌC
Ưu tiên . Làm việc thông minh hơn . Thực hành tự chăm sóc . Không thiếu lời khuyên về và các chiến lược để thực hiện tối ưu và nâng cao năng suất.
Nhưng những gì về chỉ làm ít? Hãy tưởng tượng nếu bạn có thể loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết khỏi danh sách việc cần làm của bạn hoặc tìm cách loại bỏ chúng ở vị trí đầu tiên mà vẫn hoàn thành được nhiều việc hơn.
Cắt các nhiệm vụ không cần thiết ra khỏi cuộc sống của bạn và hợp lý hóa những việc phải làm có thể giải phóng thời gian đó là chi tiêu tốt hơn trong các lĩnh vực khác. Dưới đây là một số nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã tìm ra cách để làm điều đó:
BỎ CÁC CUỘC HỌP KHÔNG CẦN THIẾT
Hầu hết chúng ta dành quá nhiều thời gian trong các cuộc họp . Douglas Ferguson, người sáng lập doanh nghiệp và tư vấn đổi mới Kiểm soát điện áp và tác giả của Beyond the Prototype , đang thực hiện nhiệm vụ để loại bỏ thế giới của các cuộc họp vô dụng.
Trong công ty của mình, mỗi cuộc họp phải có một chương trình nghị sự cụ thể không chỉ là một danh sách các điểm nói chuyện và mục đích và kết quả đã nêu. Nếu bạn không đặt kỳ vọng và kết quả cho cuộc họp trước, mọi người có thể không rõ ràng về những gì cần phải xảy ra cho một kết quả thành công, ông nói.
Hãy cụ thể về chủ đề và ai chịu trách nhiệm tham gia theo nhiều cách khác nhau (ví dụ: cung cấp đầu vào, ủy thác nhiệm vụ, đưa ra quyết định, v.v.). Rất nhiều lần, điều đó sẽ phơi bày sự thật rằng cuộc họp của bạn đã vượt quá mục đích của nó và [bạn] không thể có nó, anh nói.
LÀM MỘT VIỆC TẠI MỘT THỜI ĐIỂM
Cố vấn lãnh đạo Lars Sudmann , cựu giám đốc tài chính của Procter & Gamble Bỉ, nhận thấy rằng ông có thể hợp lý hóa công việc của mình bằng cách nhóm như những nhiệm vụ mà ông gọi là đấm bốc.
Quyền anh thời gian tập trung vào một dự án hoặc loại công việc, chẳng hạn như viết, trong một khoảng thời gian cụ thể. Khung đấm bốc áp dụng một quy trình cụ thể để làm một cái gì đó. Bằng cách xác định một khung, hoặc hộp,, xung quanh cách thực hiện một cái gì đó, bạn hợp lý hóa quy trình và loại bỏ nỗ lực lãng phí không hiệu quả, ông nói.
Bản ghi nhớ nổi tiếng của P & G Một trang là một ví dụ về điều này, ông nói. Với điều này, mọi người có thể bắt đầu ngay lập tức. Đó cũng là sức mạnh của quyền anh, nó cho phép độ sâu, thay vì bề rộng và bạn không phải lãng phí thời gian để suy nghĩ về cách bạn tiếp cận [một nhiệm vụ].
RŨ BỎ NHỮNG QUYẾT ĐỊNH KHÔNG CẦN THIẾT
Vào bất cứ ngày nào, Ben Midgley, Giám đốc điều hành của Crunch Fitness Franchise, thức dậy từ 4:30 đến 5 giờ sáng, xóa email, đọc tin tức, tập thể dục và đến văn phòng. Anh ta lên lịch cho các bữa ăn của mình cùng một lúc và không bận tâm về những gì anh ta ăn, miễn là nó có lợi cho sức khỏe.
Anh ra khỏi văn phòng lúc 6 giờ tối để dành thời gian tắt điện thoại cho gia đình. Anh ấy thậm chí còn giữ nguyên giờ đi ngủ để đảm bảo ngủ đủ giấc để có năng suất cao nhất.
Mặc dù điều đó có thể giống như sống trong Ngày con rắn, Midgley nói rằng việc có thói quen và thói quen giúp loại bỏ việc ra quyết định không cần thiết và cho phép anh ta làm việc hiệu quả nhất và có thời gian cho những gì quan trọng trong cuộc sống của anh ta. Bằng cách giữ một thói quen ổn định, anh ấy ở nhà để đọc truyện cho con gái mình hầu hết các đêm, anh nói. Nếu bạn làm cho cuộc sống của mình trở nên dễ đoán nhất có thể và biết bạn đang [sắp xếp thời gian] chất lượng theo thời gian bạn có, thì tôi luôn tin rằng bạn có thể làm được nhiều nhất trong năm giờ như hầu hết mọi người có thể làm trong tám giờ.
HỢP LÝ HÓA CÁC CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Ở cấp độ chi tiết hơn, các hệ thống có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ và loại bỏ các bước không cần thiết. Các nhà lãnh đạo thường bỏ ra nhiều giờ vì họ đang dập lửa, Raven Beria, người sáng lập Brandal Wax , một công ty tư vấn thương hiệu cho biết. Những gì thường gây ra những đám cháy này là thiếu hệ thống và quy trình tại chỗ, ông nói.
Khi bạn có một hệ thống, cách mọi thứ được thực hiện không bao giờ là vấn đề, ông nói. Hãy vạch ra những người mà ai, làm gì và làm thế nào để thực hiện nhiệm vụ. Bạn cũng có thể lưu ý thời gian sử dụng và đánh giá xem có những cách hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn để hoàn thành cùng một kết quả.
Làm như vậy sẽ mất một số công việc trả trước nhưng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nó cũng có thể tạo điều kiện cho đào tạo, có thể giúp bạn ủy thác hiệu quả hơn. Bằng cách ghi lại các quy trình, cho cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng tôi, chúng tôi không phải lãng phí nhiều năng lượng tinh thần để suy nghĩ những gì chúng tôi cần làm, ông nói.
TỰ ĐỘNG HÓA MỌI THỨ BẠN CÓ THỂ
Mặc dù họ có thể mất một khoản đầu tư thời gian và tiền bạc để thiết lập, các công cụ và ứng dụng tự động hóa có thể làm giảm một số lượng lớn các nhiệm vụ, nhà tư vấn chiến lược và lãnh đạo Carla Wood nói . Tôi thường xây dựng các bảng tính mạnh cho khách hàng với hàng ngàn phép tính được tích hợp để theo dõi tất cả KPI, doanh thu, kết quả nhóm của họ, v.v. bằng cách nhập khoảng 10 mẩu thông tin cho mỗi khách hàng hoặc doanh nghiệp mới giành được. Điều này có nghĩa là chỉ mất ba phút cho mỗi doanh nghiệp giành được để theo dõi tất cả các ưu tiên chính của nhóm bạn, loại bỏ nhu cầu về hàng giờ, hàng tháng, hàng quý hoặc sắp xếp lại hàng năm, cô nói.
Wood cũng đề xuất các công cụ quản lý dự án dựa trên đăng ký và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng có thể xây dựng quy trình làm việc tự động hoặc thủ công hoặc kế hoạch hoạt động với lời nhắc. Bạn có thể chọn những người nói chuyện với nhau hoặc sử dụng một công cụ như Zapier để liên kết chức năng của họ với nhau, cô nói.
NGỪNG LÀM VIỆC MỌI LÚC
Bạn cần nghỉ ngơi . Cho dù bạn cố gắng tăng sức mạnh bao nhiêu, khoa học cho chúng ta biết rằng làm như vậy thường dẫn đến lợi nhuận giảm dần. Vì vậy, hãy đi bộ đó. Đi ăn trưa Dành thời gian làm việc ra ngoài. Hoặc, giống như Ferguson, không lên lịch bất cứ thứ gì vào thứ ba.
Thứ ba hàng tuần là ngày tình cờ của tôi, nơi [tôi xử lý] những thứ cần được giải quyết, hoặc tôi có thể nghỉ một ngày và tận hưởng thời gian thư giãn và nạp lại năng lượng, anh nói. Sau khi chẩn đoán bệnh tiểu đường khiến anh ta dành nhiều thời gian hơn để tập thể dục, thứ Ba miễn phí của anh ta cho anh ta thời gian để phục hồi, hoặc tận dụng các cách khác để nạp năng lượng, giúp anh ta làm việc hiệu quả hơn. Để khắc chế thời gian đó, anh nói, anh cũng cần phải bị kỷ luật về cách anh dành thời gian cho những ngày khác.
Đôi khi, bí quyết để làm nhiều hơn không phải là tối ưu hóa mỗi phút, mà là tìm ra những thứ bạn có thể loại bỏ khỏi lịch trình của mình. Bằng cách đó, bạn không chỉ giảm thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ không thiết yếu mà còn có thể tìm thấy nhiều thời gian hơn cho bản thân.
Làm thế nào để hoàn thành công việc nhiều hơn bằng cách làm ít hơn
[Ảnh: Marten Bjork / Bapt]
BỞI GWEN MORAN5 PHÚT ĐỌC
Ưu tiên . Làm việc thông minh hơn . Thực hành tự chăm sóc . Không thiếu lời khuyên về và các chiến lược để thực hiện tối ưu và nâng cao năng suất.
Nhưng những gì về chỉ làm ít? Hãy tưởng tượng nếu bạn có thể loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết khỏi danh sách việc cần làm của bạn hoặc tìm cách loại bỏ chúng ở vị trí đầu tiên mà vẫn hoàn thành được nhiều việc hơn.
Cắt các nhiệm vụ không cần thiết ra khỏi cuộc sống của bạn và hợp lý hóa những việc phải làm có thể giải phóng thời gian đó là chi tiêu tốt hơn trong các lĩnh vực khác. Dưới đây là một số nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã tìm ra cách để làm điều đó:
BỎ CÁC CUỘC HỌP KHÔNG CẦN THIẾT
Hầu hết chúng ta dành quá nhiều thời gian trong các cuộc họp . Douglas Ferguson, người sáng lập doanh nghiệp và tư vấn đổi mới Kiểm soát điện áp và tác giả của Beyond the Prototype , đang thực hiện nhiệm vụ để loại bỏ thế giới của các cuộc họp vô dụng.
Trong công ty của mình, mỗi cuộc họp phải có một chương trình nghị sự cụ thể không chỉ là một danh sách các điểm nói chuyện và mục đích và kết quả đã nêu. Nếu bạn không đặt kỳ vọng và kết quả cho cuộc họp trước, mọi người có thể không rõ ràng về những gì cần phải xảy ra cho một kết quả thành công, ông nói.
Hãy cụ thể về chủ đề và ai chịu trách nhiệm tham gia theo nhiều cách khác nhau (ví dụ: cung cấp đầu vào, ủy thác nhiệm vụ, đưa ra quyết định, v.v.). Rất nhiều lần, điều đó sẽ phơi bày sự thật rằng cuộc họp của bạn đã vượt quá mục đích của nó và [bạn] không thể có nó, anh nói.
LÀM MỘT VIỆC TẠI MỘT THỜI ĐIỂM
Cố vấn lãnh đạo Lars Sudmann , cựu giám đốc tài chính của Procter & Gamble Bỉ, nhận thấy rằng ông có thể hợp lý hóa công việc của mình bằng cách nhóm như những nhiệm vụ mà ông gọi là đấm bốc.
Quyền anh thời gian tập trung vào một dự án hoặc loại công việc, chẳng hạn như viết, trong một khoảng thời gian cụ thể. Khung đấm bốc áp dụng một quy trình cụ thể để làm một cái gì đó. Bằng cách xác định một khung, hoặc hộp,, xung quanh cách thực hiện một cái gì đó, bạn hợp lý hóa quy trình và loại bỏ nỗ lực lãng phí không hiệu quả, ông nói.
Bản ghi nhớ nổi tiếng của P & G Một trang là một ví dụ về điều này, ông nói. Với điều này, mọi người có thể bắt đầu ngay lập tức. Đó cũng là sức mạnh của quyền anh, nó cho phép độ sâu, thay vì bề rộng và bạn không phải lãng phí thời gian để suy nghĩ về cách bạn tiếp cận [một nhiệm vụ].
RŨ BỎ NHỮNG QUYẾT ĐỊNH KHÔNG CẦN THIẾT
Vào bất cứ ngày nào, Ben Midgley, Giám đốc điều hành của Crunch Fitness Franchise, thức dậy từ 4:30 đến 5 giờ sáng, xóa email, đọc tin tức, tập thể dục và đến văn phòng. Anh ta lên lịch cho các bữa ăn của mình cùng một lúc và không bận tâm về những gì anh ta ăn, miễn là nó có lợi cho sức khỏe.
Anh ra khỏi văn phòng lúc 6 giờ tối để dành thời gian tắt điện thoại cho gia đình. Anh ấy thậm chí còn giữ nguyên giờ đi ngủ để đảm bảo ngủ đủ giấc để có năng suất cao nhất.
Mặc dù điều đó có thể giống như sống trong Ngày con rắn, Midgley nói rằng việc có thói quen và thói quen giúp loại bỏ việc ra quyết định không cần thiết và cho phép anh ta làm việc hiệu quả nhất và có thời gian cho những gì quan trọng trong cuộc sống của anh ta. Bằng cách giữ một thói quen ổn định, anh ấy ở nhà để đọc truyện cho con gái mình hầu hết các đêm, anh nói. Nếu bạn làm cho cuộc sống của mình trở nên dễ đoán nhất có thể và biết bạn đang [sắp xếp thời gian] chất lượng theo thời gian bạn có, thì tôi luôn tin rằng bạn có thể làm được nhiều nhất trong năm giờ như hầu hết mọi người có thể làm trong tám giờ.
HỢP LÝ HÓA CÁC CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Ở cấp độ chi tiết hơn, các hệ thống có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ và loại bỏ các bước không cần thiết. Các nhà lãnh đạo thường bỏ ra nhiều giờ vì họ đang dập lửa, Raven Beria, người sáng lập Brandal Wax , một công ty tư vấn thương hiệu cho biết. Những gì thường gây ra những đám cháy này là thiếu hệ thống và quy trình tại chỗ, ông nói.
Khi bạn có một hệ thống, cách mọi thứ được thực hiện không bao giờ là vấn đề, ông nói. Hãy vạch ra những người mà ai, làm gì và làm thế nào để thực hiện nhiệm vụ. Bạn cũng có thể lưu ý thời gian sử dụng và đánh giá xem có những cách hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn để hoàn thành cùng một kết quả.
Làm như vậy sẽ mất một số công việc trả trước nhưng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nó cũng có thể tạo điều kiện cho đào tạo, có thể giúp bạn ủy thác hiệu quả hơn. Bằng cách ghi lại các quy trình, cho cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng tôi, chúng tôi không phải lãng phí nhiều năng lượng tinh thần để suy nghĩ những gì chúng tôi cần làm, ông nói.
TỰ ĐỘNG HÓA MỌI THỨ BẠN CÓ THỂ
Mặc dù họ có thể mất một khoản đầu tư thời gian và tiền bạc để thiết lập, các công cụ và ứng dụng tự động hóa có thể làm giảm một số lượng lớn các nhiệm vụ, nhà tư vấn chiến lược và lãnh đạo Carla Wood nói . Tôi thường xây dựng các bảng tính mạnh cho khách hàng với hàng ngàn phép tính được tích hợp để theo dõi tất cả KPI, doanh thu, kết quả nhóm của họ, v.v. bằng cách nhập khoảng 10 mẩu thông tin cho mỗi khách hàng hoặc doanh nghiệp mới giành được. Điều này có nghĩa là chỉ mất ba phút cho mỗi doanh nghiệp giành được để theo dõi tất cả các ưu tiên chính của nhóm bạn, loại bỏ nhu cầu về hàng giờ, hàng tháng, hàng quý hoặc sắp xếp lại hàng năm, cô nói.
Wood cũng đề xuất các công cụ quản lý dự án dựa trên đăng ký và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng có thể xây dựng quy trình làm việc tự động hoặc thủ công hoặc kế hoạch hoạt động với lời nhắc. Bạn có thể chọn những người nói chuyện với nhau hoặc sử dụng một công cụ như Zapier để liên kết chức năng của họ với nhau, cô nói.
NGỪNG LÀM VIỆC MỌI LÚC
Bạn cần nghỉ ngơi . Cho dù bạn cố gắng tăng sức mạnh bao nhiêu, khoa học cho chúng ta biết rằng làm như vậy thường dẫn đến lợi nhuận giảm dần. Vì vậy, hãy đi bộ đó. Đi ăn trưa Dành thời gian làm việc ra ngoài. Hoặc, giống như Ferguson, không lên lịch bất cứ thứ gì vào thứ ba.
Thứ ba hàng tuần là ngày tình cờ của tôi, nơi [tôi xử lý] những thứ cần được giải quyết, hoặc tôi có thể nghỉ một ngày và tận hưởng thời gian thư giãn và nạp lại năng lượng, anh nói. Sau khi chẩn đoán bệnh tiểu đường khiến anh ta dành nhiều thời gian hơn để tập thể dục, thứ Ba miễn phí của anh ta cho anh ta thời gian để phục hồi, hoặc tận dụng các cách khác để nạp năng lượng, giúp anh ta làm việc hiệu quả hơn. Để khắc chế thời gian đó, anh nói, anh cũng cần phải bị kỷ luật về cách anh dành thời gian cho những ngày khác.
Đôi khi, bí quyết để làm nhiều hơn không phải là tối ưu hóa mỗi phút, mà là tìm ra những thứ bạn có thể loại bỏ khỏi lịch trình của mình. Bằng cách đó, bạn không chỉ giảm thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ không thiết yếu mà còn có thể tìm thấy nhiều thời gian hơn cho bản thân.
Nhận xét
Đăng nhận xét